Aantal projectdagen: 60, Doorlooptijd: 6 maanden, # consultants: 2

Nadat het NGI (Nationaal Geografisch Instituut) via een uitgebreid BPR-project de back-office processen had gereorganiseerd werd in 2010 gestart met dit project dat als doel had de front- en midoffice activiteiten te optimaliseren.  Het project heeft als doel de processen in kaart te brengen die de aansluiting vormen tussen de klantvraag en het centraal geografisch informatiesysteem (= ITGI).
Uit onze korte inventarisatie bleek dat het succes in dit project niet alleen afhing van de juiste constructie van nieuwe bedrijfsprocessen. Bovenop de inhoudelijke vraag detecteerden wij ook twee belangrijke vereisten op vlak van de huidige manier van werken:

• De verschillende vertikaal georiënteerde diensten zullen intenser moeten samenwerken
• De activiteiten binnen het NGI zullen beter moeten gericht worden naar een gedeelde en breed gedragen ambitie.

Om deze vereisten te realiseren, hebben we geopteerd voor een participatieve en constructieve aanpak met een brede groep van betrokkenen, namelijk 25 personen.
De totale opbouw van het project is gebaseerd op de AI methode (Appreciative Inquiry).  Om de vertaalslag van de ambitie naar de organisatorische constructie (Design-fase in AI) een betere invulling te geven, hebben we hiervoor gebruik gemaakt van DEMO (Design & Engineering Methodology for Organizations). 
DEMO beschrijft op een compacte manier de activiteiten en communicatie die noodzakelijk zijn om de gestelde ambitie te realiseren.  Op deze manier leggen we vast ‘WAT’ het NGI moet realiseren om haar ambitie waar te maken.
Daarnaast moeten we ook nog bepalen ‘HOE’  we de verandering moeten realiseren in de organisatie. Hoe moet het NGI haar gedrag als organisatie aanpassen om de ambitie te kunnen realiseren. Hiervoor stellen we richtinggevende beleidsprincipes op
De resultaten van onze aanpak gaan veel verder dan verwacht door de medewerkers van het NGI. Uit de reacties van de deelnemers valt op dat de focus op te bereiken doelstellingen in combinatie met de positieve insteek als belangrijkste redenen voor het succes worden ervaren.
De inhoudelijke resultaten zijn vastgelegd in constructiemodellen. Deze dienen als blauwdruk voor het inrichten van de organisatie. Naast productontwikkeling, business development en verkoop, werden eveneens een model opgesteld dat de projectmatige aanpak beschrijft waarvoor het NGI heeft gekozen.
Minstens even belangrijk zijn de resultaten van dit project op vlak van verandering. Verandering in de manier waarop de verantwoordelijken van het NGI hun eigen organisatie bekijken, in de manier waarop het NGI zal worden aangestuurd in de nabije toekomst en in de resultaatgerichtheid van het NGI. Het zijn allemaal voorbeelden van de veranderingsbereidheid die zich de afgelopen maanden bij de betrokken medewerkers heeft geïnstalleerd.