NGI en de projectdoelstellingen

Het NGI (Nationaal Geografisch Instituut) is een parastatale organisatie binnen de federale overheid. Het NGI is verantwoordelijk voor het collecteren, valideren en ter beschikking stellen van geografische en cartografische informatie aan zowel overheidsinstellingen als aan het brede publiek. De organisatie is paritair tweetalig en stelt om en bij de 250 medewerkers te werk.

Via een uitgebreid BPR-project had het NGI de back-office processen gereorganiseerd. De doelstelling van deze reorganisatie was de verandering te realiseren van productgedreven collecteren van geografische informatie naar procesgedreven collectie enerzijds en de realisatie van een centraal geografisch informatiesysteem (het ITGI) anderzijds.
Het project ‘optimalisatie front- en midoffice’ bouwt verder op de vroegere BPR. Het project heeft als doel de processen in kaart te brengen die de aansluiting vormen tussen de klantvraag en het ITGI.

• Hoe zal het NGI commerciële producten ontwikkelen op basis van de verzamelde informatie in het ITGI?
• Hoe zal het NGI deze producten commercialiseren?
• Hoe zal de vraag van de klant geïntegreerd worden in de productontwikkeling?

NGI – projectaanpak

Uit onze korte inventarisatie bleek dat het succes in dit project niet alleen afhing van de juiste constructie van nieuwe bedrijfsprocessen. Bovenop de inhoudelijke vraag detecteerden wij ook twee belangrijke vereisten op vlak van de huidige manier van samenwerken:

• De verschillende vertikaal georiënteerde diensten zullen intenser moeten samenwerken
• De activiteiten binnen het NGI zullen beter moeten gericht worden naar een gedeelde en breed gedragen ambitie.

Om deze vereisten te realiseren, hebben we geopteerd voor een participatieve en constructieve aanpak met een brede groep van betrokkenen, namelijk 25 personen. De totale opbouw van het project is gebaseerd op de AI methode (Appreciative Inquiry).
In een eerste tweedaagse workshop werd gewerkt aan een nieuwe verscherpte ambitie (Dream), voortbouwend op een positieve analyse van de kritische succesfactoren (Discovery).
Om de vertaalslag van de ambitie naar de organisatorische constructie (Design) een betere invulling te geven, hebben we hiervoor gebruik gemaakt van DEMO (Design & Engineering Methodology for Organizations).  DEMO beschrijft op een compacte manier de activiteiten en communicatie die noodzakelijk zijn om de gestelde ambitie te realiseren. Concreet hebben we in het NGI gewerkt met 5 werkgroepen die elk één van de volgende thema’s dieper hebben uitgewerkt: Business Development partnermarkt, productontwikkeling klantmarkt, verkoopcyclus, projectmanagement en prioriteitsbepaling.

In een tweede workshop werden de resultaten van de verschillende werkgroepen opnieuw samen gebracht. In deze workshop werd vastgelegd ‘WAT’ het NGI moet realiseren om haar ambitie waar te maken. Het geeft de betrokkenen een compact overzicht (ontwerp) van de op te nemen verantwoordelijkheden en de manier waarop deze verantwoordelijkheden samen hangen.

Vooraleer we dit ontwerp kunnen realiseren in de organisatie (Delivery) hebben we ook richtinggevende beleidsprincipes (Architectuur) nodig. De richtinggevende beleidsprincipes geven een antwoord op de vraag ‘HOE’. Hoe moet het NGI haar gedrag als organisatie aanpassen om de ambitie te kunnen realiseren. De principes helpen om op een consistente manier het gedrag van de organisatie te veranderen.
Parallel aan de andere werkgroepen heeft de algemene directie van het NGI in een aantal fasen deze principes vastgelegd. Deze denkoefening vereist een grondige bespreking van het gewenste resultaat en manier waarop we dit als organisatie willen realiseren. Deze besprekingen hebben dan ook een positief effect op de cohesie van de algemene directie.

NGI – Resultaten

De resultaten van onze aanpak gaan veel verder dan verwacht door de medewerkers van het NGI. Uit de reacties van de deelnemers valt op dat de focus op te bereiken doelstellingen in combinatie met de positieve insteek als belangrijkste redenen voor het succes worden ervaren.
Enkele concrete resultaten:

• Onmiddellijk na de tweede workshop (september) werd beslist de implementatie te versnellen zodat het komende boekjaar beter zou kunnen worden voorbereid. De toekomstige organisatiestructuur werd versneld geïnstalleerd zodat de voorbereiding van de projecten onmiddellijk kan beheerd worden binnen de juiste stuurgroep.
• Projectmatig werken (conceptfase, haalbaarheidsfase, uitvoeringsfase) wordt volgens een vastomlijnde systematiek ingevoerd voor alle projecten. Nog voor de tweede workshop worden hiervoor de nodige documenten opgesteld zodat de consistentie vanaf dag één van de implementatie wordt gerealiseerd.
• De markt van het NGI wordt in de verscherpte ambitie beter opgedeeld en de processen worden aangepast aan de markt. Voor de partnermarkt wordt productontwikkeling verder uitgewerkt tot business development. Hiervoor worden doelstellingen vastgelegd voor 2011 en initiatieven opgestart om deze te realiseren.
• De DEMO-constructiemodellen geven een organisatie-onafhankelijke beschrijving van de transacties en de verantwoordelijkheden die moeten worden gerealiseerd om de ambitie mogelijk te maken. Deze constructiemodellen zijn aangevuld met EDG (exsistance dependency graphs) die op hoog niveau beschrijven welke informatie-objecten moeten worden beheerd en hoe deze informatie-objecten met elkaar in relatie staan.

Minstens even belangrijk zijn de resultaten van dit project op vlak van verandering. Verandering in de manier waarop de verantwoordelijken van het NGI hun eigen organisatie bekijken, in de manier waarop het NGI zal worden aangestuurd in de nabije toekomst en in de resultaatgerichtheid van het NGI. De installatie van de stuurgroepen voor de verschillende activiteitsdomeinen, de voorbereidende analyse van de projecten, de aangescherpte focus van het NGI door objectieven op korte termijn en de vertaling van de objectieven in te realiseren projecten voor 2011, … Het zijn allemaal voorbeelden van de veranderingsbereidheid die zich de afgelopen maanden bij de betrokken medewerkers heeft geïnstalleerd.

Deze opdracht werd uitgevoerd door Jan De Winter van DWT Consulting bvba. De opdracht is gestart in mei 2010, de tweede workshop heeft plaats gevonden in september 2010 en het project werd finaal afgerond in november 2010. Er werden in totaal een 60-tal dagen consultancy gepresteerd.

In relatie tot deze opdracht kan het NGI gecontacteerd worden via Ingrid Vanden Berghe, Administrateur-Generaal, via onderstaande coördinaten

Nationaal Geografisch Instituut
Abdij Ter Kameren 13
1000 Brussel
Tel: 02/629.82.11
E-mail: ivb@ngi.be
http://www.ngi.be