L’IGN et les objectifs "projet"

L’IGN (Institut Géographique National) est un parastatal qui dépend du gouvernement fédéral. L’IGN est chargé de collecter et de valider les informations géographiques et cartographiques ainsi que de les mettre à la disposition des organismes publics et du grand public. Paritairement bilingue, cet organisme emploie quelque 250 collaborateurs.

Dans un premier temps, l’IGN (Institut Géographique National) avait mené à bien un projet de grande ampleur pour réorganiser ses processus back-office. Cette réorganisation portait d’une part sur le passage de la collecte d’informations cartographiques (focalisation produit) à celle d’informations actualisées (focalisation processus) et d’autre part sur la mise en place centralisée d’une base de données géographiques (l’ITGI).

Lancé dans la foulée, le projet « optimisation du front office et du mid office » vise à identifier les processus à l’interface entre la demande du client et l’ITGI.

• Comment l’IGN développera-t-il des produits commerciaux sur la base des informations contenues dans l’ITGI ?
• Comment l’IGN commercialisera-t-il ces produits ?
• Comment la demande du client sera-t-elle intégrée dans le développement produit ?

IGN – approche projet

Notre inventaire succinct a montré que la réussite de ce projet ne dépendait pas uniquement de la structuration judicieuse des nouveaux processus d’entreprise. Au-delà d’une demande portant sur le contenu, nous avons également relevé deux exigences importantes liées à la manière de travailler:

• orientés verticalement, les différents services devaient collaborer plus étroitement
• les activités au sein de l’IGN devaient s’articuler plus étroitement autour d’une ambition partagée et portée en commun.

Pour satisfaire ces exigences, nous avons opté pour une approche participative et constructive avec un large groupe – 25 personnes – de parties prenantes. Le projet a été structuré sur la méthode AI (Appreciative Inquiry).
Un premier séminaire de deux jours a été consacré à une nouvelle vision, plus pointue (Dream), sur la lancée d’une analyse positive des facteurs critiques de succès (Discovery).
Pour transposer cette ambition en construction organisationnelle (Design), nous avons eu recours à la méthode DEMO (Design & Engineering Methodology for Organizations). DEMO décrit d’une manière compacte les activités et la communication nécessaires pour réaliser une ambition. Concrètement, nous avons collaboré avec cinq groupes de travail créés au sein de l’IGN qui se sont consacrés aux cinq thèmes suivants : Business Development marché partenaires, développement produit marché clients, cycle de vente, gestion de projet et prioritisation.

Les résultats de ces groupes de travail ont été synthétisés lors d’un deuxième séminaire. Il a permis de déterminer le CONTENU de ce que l’IGN doit faire pour réaliser son ambition. Se dégage ainsi une synthèse (concept) des responsabilités et de leurs interdépendances.

Pour mettre en œuvre ce concept dans l’organisation (Delivery), nous avons encore besoin de principes directeurs (Architecture). Ils répondent à la question des MODALITÉS. En quoi l’IGN, en tant qu’organisation, doit-il changer de comportement pour pouvoir réaliser son ambition ? Ces principes contribuent à ce que l’organisation puisse changer de comportement de manière cohérente.
Parallèlement à ces groupes de travail, la direction générale de l’IGN a, en plusieurs phases, défini ces principes. Cet exercice théorique a exigé la discussion approfondie du résultat attendu et de la manière par laquelle l’organisation souhaitait l’atteindre. Ces discussions ont eu un effet positif sur la cohésion de la direction générale.

IGN – Résultats

Les résultats de cette approche ont dépassé – et de beaucoup – les attentes des collaborateurs de l’IGN. Les réponses des participants ont permis de montrer que la focalisation sur les objectifs et l’approche positive ont été perçues comme les principales explications du succès.

Quelques résultats concrets:

• À l’issue du deuxième séminaire (septembre), il a été décidé d’accélérer l’implémentation de manière à mieux préparer l’exercice comptable suivant. Le nouvel organigramme a été mis en œuvre de manière accélérée, pour que la préparation des projets puisse être immédiatement confiée au groupe de pilotage correct.
• Le travail par projet (phase de concept, de faisabilité et d’exécution) est systématisé pour tous les projets. Dès avant le deuxième séminaire, les documents nécessaires ont été rédigés, afin de garantir la cohérence dès le premier jour de l’implémentation.
• Dans le cadre de sa nouvelle ambition, l’IGN est mieux structuré et ses processus sont mieux adaptés au marché. Pour le marché "partenaires", le développement produits s’est transformé jusqu’à prendre la forme de "business development". Dans ce cadre, des objectifs ont été fixés pour 2011 et des initiatives ont été prises pour les atteindre.
• Les modèles de construction DEMO donnent une description indépendante de l’organisation des opérations et des responsabilités nécessaires pour la réalisation de l’ambition. Ces modèles de construction sont complétés par les EDG (existence dependency graphs) qui décrivent à haut niveau les "objets information" à prendre en compte ainsi que leurs inter-relations.

Tout aussi importants sont les résultats de ce projet en matière de changement, et ce à un triple niveau : perception de l’organisation par le management, pilotage de l’entreprise dans un proche avenir et orientation résultat. L’installation des groupes de pilotage des différents domaines d’activité, l’analyse préparatoire des projets, la focalisation renforcée de l’IGN grâce à des objectifs à court terme et leur traduction en projets pour 2011… Autant d’exemples de la disposition croissante au changement que les collaborateurs concernés ont manifestée ces derniers mois.

Cette mission a été exécutée par Jan De Winter de DWT Consulting bvba. Elle a commencé en mai 2010, le deuxième séminaire a eu lieu en septembre 2010 et le projet a été clôturé en novembre 2010. Il a exigé une soixantaine de jours de consultance.

Pour plus de détails sur cette mission, vous pouvez contacter, à l’IGN, Mme Ingrid Vanden Berghe, Administrateur-général, à l’adresse ci-dessous:

Institut Géographique National
Abbaye de la Cambre 13
1000 Bruxelles
Tél.: 02/629.82.11
E-mail: ivb@ngi.be
www.ngi.be